摘 要：随着当前网络技术的迅猛发展及广泛运用于各个领域，我们有充足的理由相信在不久的将来在一定范围内可公开的档案资源会实现网上共享，大家可以根据自己的需要随时随地找到这些资料信息。大家都知道的是，石油企业档案对油田的生产、经营等各方面都有着无法替代的关键性作用，如果在全国范围内实现档案资源共享，必将有力推动我国石油事业的快速发展，从这一点上来看，石油企业档案的数字化建设在当前这样一个市场竞争极为激烈的大环境下是显得至关重要的。本文将会首先阐述石油企业进行数字化建设的必要性加以分析，然后描述我国当前是由企业数字化建设过程中所出现的相关问题以及建议，希望能够得到借鉴和参考。

关键词：企业档案；石油企业；数字化；信息化；网络

众所周知，档案已经成为我们当前保存备查的图像、文字、声音等各种载体形式记载的有效凭证，并且在过去的很长一段时间里一直是以纸质档案作为事件记录的最主要形式，因为这样可以使得这些资料具有唯一性，我们不可随意进行更改（否则就会视为无效）。除此之外，它还具有直观性的特点，这一点是数字化档案所做不到的，但是值得我们注意的一点是，纸质档案在保存过程中需要具备很高的外界条件。事实证明，石油企业档案的数字化建设经过大家共同的努力已经取得了比较明显的进步，但距离真正的网络化、数字化时代还相差甚远，因此我们千万不可松懈，而是坚持不懈在这个方面进行努力研究。

1 现代档案管理必然走数字化之路

1.1 挡案数字化的相关定义

简单地说，档案数字化指的是随着计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储等技术的快速发展而产生的一种档案信息形态，它能够将各种载体的档案资源通过某种方式转化为具有数字化属性的档案信息（同时以数字化的形式存储），然后利用计算机系统加以有效管理，通过这种方式形成—个能够为人们随时随地（需要有网络的前提下）共享的档案信息库。通过以往大量的实践结果表明，档案数字化建设是顺应时代发展潮流的新举措，可以为我们进行资源的及时有效利用创造了极其有利的条件。

1.2 档案数字化具有非常明显的先进性

这一点主要是与传统的石油档案管理相比较而言的，主要体现在以下几个重要方面：（1）大大提高经济效益。大家都知道的是，在过去的很长一段时间里，我们一直使用的是粗放型模式，也就是通过增加办公人员和办公经费的方式，这样一来很容易会造成管理成本出现较大程度的上涨；（2）大大提高办公效率。从前面的描述中我们发现，数字化档案管理可以使得资料得到非常及时的归档，并最大限度的加以利用。我们以组织部门来打个比方，干部的任用或者提拔的过程中都需要比较详细而且准确的档案信息才行。实践表明，这一点我们可以完全通过档案数字化管理做到。除此之外，数字化档案管理可以使查询资料更为快捷，从真正意义上让办公人员在家里便可知晓所有的企业相关信息；（3）进一步增强档案原始文件的保护。我们通过调查显示，将纸质档案被数字化电子档案所替代后，档案的使用相比较而言更加安全。数字化处理后在很大程度上对其进行了更好的保护，另外，我们通过这种方式还可以有效防止档案被篡改，安全性得到大大的增强。

2 石油企业档案数字化建设过程中的主要问题以及相关建议

通过前面的描述中我们可以清楚的看到，数字档案自身具有存储、检索、传输极其快速以及信息共享等优点，这些都是传统纸质档案所无法做到的。但是它也存在一些亟需改进的地方，我们必须对这些问题进行充分的认识才能真正地实现油田档案数字化建设，进而

为油田发展提供更为优质的服务，归纳的说，可以具体表现如下几种重要形式。

2.1 确保档案的安全性

大家都知道的是，数字化档案建设在很大程度上都是直接依赖于数字化设备的。我们通过调查显示，油田企业的网络办公系统已经基本实现区域的全覆盖，这样一来就可以为实现档案的数字化管理提供了至关重要的硬件条件。而数字化档案如果一旦离开了网络及与之相应的软件，就无法生成、识别以及传递相关信息。与过去的那种纸质文档管理相比较而言，这种数字化管理模式可在很多时候充分发挥高效存取以及检索功能，与此同时还可有效保障档案的凭证价值作用。鉴于此，双套制应应运而生，而双套制的存在，，在很大程度上意味着在今后的很长一段时间里档案馆中的纸质档案与电子档案将实现共存，这也势必会成为未来档案馆馆藏结构中不可或缺的一个重要组成部分。

2.2 人才队伍建设速度有待进一步提高

档案数字化建设说到底其实就是高新技术、计算机网络以及电子设备通过某种连接所支撑起来的产物，这些都是需要高新技术来作为强而有力的支撑的，否则档案数字化建设只能是一纸空文，数字档案馆则更加无从谈起了。另外，石油企业的档案数字化建设过程中因其涉及较多的专业性强的问题，比方说勘探数据、会计数据、开发数据、测井、油建等相关方面，处理起来也绝非易事，而且我们需要招纳一些高质量的人才，这些人属于需要既懂专业，同时又懂计算机技术的综合型人才。准确的说，就是需要要培养一支既档案管理十分精通，又油田专业和信息技术比较精通的复合型人才队伍，只有这样才能从真正意义上推动油田系统档案数字化建设的快速发展。

2.3 档案的凭证价值的重要影响

总的来说，档案的基本价值主要表现为两个重要方面：参考价值与凭证价值，其中以凭证价值最为重要。虽然说数字化档案的参考价值同样十分重要，然而数字化档案目前还无法具备相应的法律凭证效力，这无疑会大大减弱数字档案的作用。第一，数字档案要想得到及时有效的解读必须依靠计算机设备，通过这种方式人们对其原始性、可靠性必然会产生怀疑，毕竟数字档案的非人工识读性与其他载体不同的档案本质上就有很大的区别。第二，数字档案作为当今高新技术的产物，我们可以轻而易举的对其进行复制、修改并且删除，这样一来就会造成档案“原件”的无法准确辨别。第三，数字档案的字迹可以根据实际需要变动，这样的话我们便很难用过去那种传统的字迹鉴定技术数字档案的原始性进行有效分辨了。从这一点上来看，要想很好的确认数字档案的凭证价值，我们还有很长的一段路要走。

2.4 档案数字化建设中的法律法规问题

众所周知，档案数字化建设中往往会牵扯许多法律法规问题，而这些问题都是很难快速予以解决的问题。比方说知识产权、著作权等保护问题特别突出。因为经过档案数字化建设后，过去那种传统意义上的知识产权、著作权已无法提供相应的保护，这样一来著作权和知识产权被侵犯将会变成一件轻而易举的事情。因此，我们应当怎样对档案著作权和知识产权加以有效保护已经成为数字档案馆建设不得不面对的一大重要挑战。而我们一直以来进行档案数字化建设从本质上就是为了实现档案信息的社会共享。值得大家注意的是，如果电子档案的法律凭证问题无法得到妥善解决的话，数字化档案也会大大削弱其利用价值。

3 总结语

综上所述，随着时代的发展与科技的不断进步，档案数字化在这种信息化大环境中是机遇和挑战二者并存的。通过以往大量的实践结果表明，档案信息化并无法完全取代传统的档案管理方式，不仅仅体现在档案内容，与此同时档案载体等信息可以正确的判断档案信息的真实性等。鉴于此，我们当前最好的办法就是有机结合是有档案的数字化建设与传统的档案信息保存方法，只有这样才能从真正意义上确保档案事业得到蓬勃发展，更好的服务于油田发展以及整个社会。

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