化工设计院档案管理模式的创新及发展

[Abstract]： file is the social development “recorder”， “social information repository”. In recent years， China’s rapid development of computer network， the traditional file management has been unable to meet the needs of the archives management. This research mainly analysis and Discussion on the innovation and development ofmanagement mode and Design Institute of chemical industry of archives.

[keyword]：Design Institute of chemical industry； management mode； innovation； development

随着近年来我国计算机网络快速发展，传统的档案管理已经不能满足档案管理需要。档案作为重要的信息资源，其管理工作需要得到加强，使用先进的信息化手段。只有将先进的信息化手段，应用在实际档案管理工作中，才可以将档案管理的质量和科学化水平提升。本研究通过分析化工设计院档案管理的现状，发现档案管理的不足之处，并提出相应改进措施。提高化工设计院档案管理的工作人员的整体素质，调动工作人员工作积极性。

1 化工设计院档案管理现状

1.1 缺乏规范的档案管理制度

目前我国很多档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。

1.2 档案载体保存和安全方面的问题

由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储事物，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取[1]。

1.3 档案管理人员整体素质问题

从档案管理工作人员从整体的实力来看，化工设计院档案管理人员很难适应不断发展的管理工作，在信息化档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低，而且对有关方面知识掌握的比较少，思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式，习惯于传统管理模式，短时间内不能接受新的管理模式，这就给管理带来了一些问题。

2 化工设计院档案管理模式的发展与创新

2.1 提高管理的标准化

档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在档案管理中物力和人力等不必要的投入。提升档案管理科学化水平，需要为档案管理建立管理制度，为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一，就是将档案管理制度和相关的机制完善，充分的认识到档案管理的重要性。从法律等相关的方面，促进档案管理科学化水平的提升，并对档案管理制度进行约束，通过建立完善的管理制度，充分的调动档案管理工作人员的工作积极性，将档案管理工作规范，按照管理制度中的相关内容实施档案管理，促进档案管理水平的提升。

2.2 转变档案管理方式

传统的档案管理效率低，而且工作的核心是档案的保管，即使这样，在档案管理中档案丢失、档案缺陷等问题经常出现，这不利于档案价值的实现，让档案更好的为人们服务。在当前的信息化时代，档案管理科学化水平的提升，需要将档案管理的方式转变。利用信息技术加强档案管理的信息化建设，转变管理方式，提高档案资源的利用效率，让档案资源更好的为人们服务。

2.3 加强档案安全保障体系建设

档案资源是化工设计院信息资源的重要组成部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。由于电子档案和纸质档案相比有很大的脆弱性，，根据电子档案管理特点有针对性的实施防护，安全防护也需要按照“分层实施，均匀防护”原则对档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子档案系统进行防护，对安装加固软件预防受到外界的安全威胁。

2.4 提高档案管理人综合员素质

首先，要在人员进入岗位之前进行严格的审查，对于一些素质低下，专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用，录用高素质和高技能人才，只有这样档案管理工作才能更快的发展；其次，加强人员业务的培训，不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育，提高档案管理者业务综合水平，保证其在档案管理中能够尽快掌握计算机网络和相关技术，让他们能够跟得上日益发展的业务知识，从而适应新的岗位需求；再次，要对计算机专业人才引进，开展业务培训，使得档案网络化管理工作的跟进。

3 总结

总而言之，化工设计院经营管理活动中，一定要有效的加强档案管理工作。在当前的信息化时代，应该加强化工设计院档案科学化管理水平，将其管理制度、管理方法等进行完善和创新，更好的首先其价值，与时俱进的发展，提高其档案管理的科学化水平。

参考文献

[1] 王爱平，翁友伦. 浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略[J]. 浙江万里学院学报， 2010， 23（3）：64-66.

[2] 苏鹏. 职业学校档案管理工作创新探究[J]. 卷宗， 2013，（10）：34-34.

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