信息化背景下档案管理工作面临的挑战及应对策略

档案管理信息化就是通过数字化或者网络化技术进行档案信息资源管理，通过系统加工及网络传输，使档案信息资源得以合理配置及有效利用，实现档案资源信息共享。这是一新型的档案管理模式，工作重点要逐步过渡到对实体档案管理方式的改变上，逐渐推动档案信息管理的网络化及电子化，最终使档案信息的管理和利用更为便捷，能更好的服务社会。

1.2 档案管理信息化的原则

1.规范性

档案管理工作要严格依据相关工作规范和要求开展，这是保证档案管理品质的基本要求，也是提高档案管理工作质量和效率的保证。信息化时代到来，档案管理工作开始应用先进的计算机网络等技术，改变传统的纸质档案管理模式，将档案信息以电子档案形式存储和管理，大大提高了档案管理工作的效率及质量，更便于档案信息的使用。信息化档案管理更需要严格遵循其规范性，否则档案管理工作就难以顺利开展。

2.安全性

随着信息化时代的到来，很多领域都应用了现代化技术，档案管理工作也开始走信息化道路。但是在档案信息化管理过程中，要想保证档案信息的安全性，就必须不断加强对网络安全技术的钻研，保证网络化档案信息的安全性，避免档案信息被窃取或者管理过程中因各种原因造成遗失。

3.效益性

档案信息化建设过程会涉及很多环节，系统性较强，在实际工作中需要大量人力、物力、财力支撑，因此也要注重效益性原则。

2 信息化背景下档案管理工作面临的挑战

2.1 档案管理传统理论面临挑战

传统档案信息来源是由文件的形成机关整理为馆藏档案，但是在信息化背景下，机关组织常因工作需要变更组织结构，很难实现明确划分，同时，工作任务项目化，且跨越不同组织，由不同组织共同完成的电子文件也难以辨别卷宗的归属，这些都使得传统的档案信息来源受到挑战。另外，在文件从形成到销毁的周期内，电子文件与传统纸质文件也有不同的技术要求和运动特点，使档案信息的周期原则也受到挑战。

2.2 档案管理模式面临挑战

信息化背景下，电子档案信息比例上升，电子文件有其特殊特征，如流动性、易逝性、易改性等，因此传统的档案管理模式面临新的挑战，如信息化电子文件的管理、归档、鉴定及录制贯穿整个文件管理生命周期，信息化档案管理使管理者的工作量降低，但是信息量激增。因此，档案管理工作要适应这些改变，不断改变传统的管理模式和管理思路，以适应时代的发展。

2.3 档案管理人员自身素质受到挑战

近年来，我国档案管理人员素质有了一定提升，但仍满足不了档案管理工作的要求，尤其是信息化时代到来，档案管理人员的素质面临严峻挑战。当前只有国家、省级、市级档案馆的工作人员有一部分受过专业教育，其他单位档案管理人员很多是“半路出家”，且大都仅熟悉传统的档案管理模式。在信息化背景下，档案管理人员需要同时具备电子、网络、计算机、信息等综合知识。在我国，既熟悉档案管理，又精通信息技术的专业人才非常匮乏。

2.4 档案信息的安全性面临挑战

随着改革开放的深入发展，档案资料作为一种重要的社会记忆载体，其开放性必然逐渐提高，我国的档案信息安全性会面临前所未有的挑战。另外，技术层面的黑客、病毒入侵也会给档案信息的安全储存及保密等带来威胁。

3 档案管理工作针对信息化的应对策略

3.1 提高档案信息化管理意识

传统的档案管理模式根深蒂固，部分档案管理人员已经习惯这种管理模式，不愿意改变。为此，要不断提高档案管理人员的信息化管理意识，增加对档案信息化管理的力度，投入先进的管理设备，引导管理人员自觉改变传统档案管理意识，树立科学的信息化管理理念，以使档案管理工作能更好地服务人民。

3.2 加速档案管理信息化进程

在信息化背景下，信息使用者对信息的需求在数量、广度和深度上都有更高的改变，因此档案管理要注重与其他部门的联系，以增强信息的全面性及准确性。如果能实现档案信息共享，则能更大限度的提高档案信息的使用价值，，这就要求档案管理者要充分利用现代化的技术，加速档案管理信息化进程。可从以下着手：在档案管理工作中推广计算机等先进设备的使用，利用其存储能力强、信息处理快、传输无障碍等特点，提高档案管理信息化水平；通过现代技术的利用，实现档案信息自动化收集、归档、流转、处置等，推动档案管理一体化进程。

3.3 建立健全档案信息安全保障体系

档案信息是非常重要的信息资源，只有保证其安全性才能真正体现其价值。在信息化背景下，伴随着计算机网络技术的使用，黑客病毒入侵、信息泄密、系统瘫痪等安全问题频现，建立健全档案信息安全保障体系非常重要。档案信息安全保障体系，要求档案管理工作者要有很高的安全管理意识。在进行存储档案工作时，要使用内网，同时运用各种杀毒软件阻止黑客病毒等入侵，要定期对数据库进行安全备份；在使用档案信息时，要利用加密技术、受控访问、信息确认等技术进行防护，以确保档案信息使安全使用。

3.4 创新档案信息服务观念

信息化背景下，传统的档案信息管理模式及服务观念已经不能满足时代要求，因此档案管理人员要借助档案信息化建设这一改革契机，在实际工作中不断解放思想、创新服务观念。要利用好档案信息资源共享这一平台，不断拓宽档案信息开发及利用渠道，提高档案信息开发利用效率。要改进档案信息宣传方式，提高其宣传效果，使档案信息不但能满足人们使用需求，还应创造更大的经济及社会效益。

3.5 组建合格管理团队

组建合格的管理团队，是成功实现档案管理信息化的根本，直接影响档案信息化的建设质量与速度。首先，要不断提高档案管理团队的信息化意识。档案管理人员要熟悉电子档案文件的特性，做好对电子档案进行规范化管理，还应该掌握必要的计算机安全防护知识，加强档案管理的安全完整性。作为合格的档案管理团队，其成员要有不断学习的意识，积极参与各种相关专业培训，更新专业知识，以不断提高自身业务水平。其次，要不断提高档案管理者的信息化工作能力，尽快实现档案管理工作向信息化模式转变，档案管理部门要对档案工作人员进行系统的信息化技能培训，要涵盖网络、计算机、信息工程等内容。

4 结语

档案管理信息化是档案管理工作发展的趋势与方向，因此，档案管理部门要不断提高信息化管理意识，健全信息安全保障体系，创新档案信息服务观念，组建合格管理团队，不断推进档案管理工作的信息化进程。

参考文献

[1]郭永文.信息化条件下档案管理面临的挑战与机遇[J].知识经济，2012（14）

[2]戚曼丽.信息化背景下如何做好档案管理工作[J].现代企业教育，2014（16）

[3]王树云.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].赤子，2015（1）

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