摘 要：随着企业的飞速发展和声像档案信息化的迅速发展，以及办公条件的不断改善，使得人们对社会音像档案管理的意识也在不断提高。因此，完善声像档案的归档及保存方法对提升声像档案的安全保障技术具有十分重要的作用。本文通过对声像档案安全问题的详细阐述，提出了声像档案归档的技术方案和安全管理、保存方案，以期为改善声像档案管理工作提供借鉴。

关键词：声像档案；归档；保存

近些年来，由于企业当中声像档案的数量在逐年增加，因而其利用价值也在逐年提高。为了加强和完善声像档案的收集、整理和保管工作，以适应新形势发展的需要，声像档案管理人员应当加强声像档案安全保障体系的构建与实施，以此来解决网络环境下声像档案管理的安全隐患问题，进而切实地提高声像档案信息的安全管理工作。因此，利用先进的网络化、数字化的声像档案保存技术，有利于推进企业声像档案安全管理体制的完善，实现企业声像档案管理的专业化的安全目标。

声像档案具体包括幻灯片、唱片、照片、磁带、胶片、光盘、录像带和软盘硬盘等，保护好这些档案是档案管理人员的职责所在，本文浅谈企业如何保护好迹些档案资源，使之更好地为企业服务。

1 声像档案管理过程中存在的问题及原因探析

1.1 管理人员的档案意识薄弱，归档工作不完善

在进行声像档案的过程中，由于历史原因或意识原因，使得许多声像档案资料只有照片，缺少底片。档案管理人员和摄录人员往往缺乏档案的及时保存意识，对声像档案缺乏正确的理解，使得其往往忽略对底片的归档。归档内容的不完整性使得照片的数量比较少，很难反映声像档案主体各方面的情况，领导开会及视察的内容保存、记录的十分简洁、不完整，遗漏公务活动的录音、录像和照片，使得声像档案的真正价值得不到充分有效地发挥。声像档案归档意识的缺乏使得部有些声像档案由科室内部或个人长期保存，不能够完整地将声像档案移交至档案室进行统一安全地保管，导致一旦出现机构调整或者人员变动，就会发生声像档案的失控和流失问题。声像档案队伍的不稳定性使得一些新档案人员对声像档案的归档范围缺乏清晰的认知，不利于声像档案的科学有效的管理。

1.2 声像档案管理制度得不到落实，归档管理秩序混乱

有些档案馆（室），声像设备的档案管理程序十分混乱，使得声像档案管理制度得不到有效的落实。由于绝大多数机关企事业等基层单位都配备了种类较多的声像设备，这为单位声像资料的保存和归档管理工作创造了优良的条件。由于声像设备仅能够存放在科室或者个人的手中，使得设备使用人员不能够很好地掌握和合理有效地利用好设备性能，导致不能够及时录取重要的活动，为声像档案的科学归档带来了不便。个别部门对一些新闻资料带的反复使用也导致了一些原始的录音录像资料很难全部保存下来，使得归档管理人员对部分声像档案资料失去了合理的控制。

1.3 声像档案管理流程不规范，档案保管条件差

不规范的声像档案管理，使得声像档案的管理方式多种多样，变动较快，很难实现集中统一的管理模式，导致声像档案资料分散于各科室或个人进行保管。声像档案归档的不及时使得一些具有较强时效性的重要的特殊声像档案材料容易流失和毁坏。摄录人员对被忽略的文字说明很难进行准确的追忆，导致一些珍贵的声像资料失去了其应有的保存价值和利用价值。档案管理单位不认真落实声像档案归档制度，不利于管理人员认真执行声像档案的归档制度，也不能够有效控制档案管理制度的相关措施。加上档案工作人员的责任感和事业心不强，使得管理人员的工作缺乏主观能动性，不能够及时主动地收集声像档案资料，最终导致声像档案的流失和归档的不及时。此外，由于国家对声像档案的保管条件规定地更加严格，比如应当采用专门的声像档案专柜或者库房对档案材料进行保存，应当具备恒温、防磁、恒湿等保管环境，以方便长久保存声像档案。而这些条件需要投入较大的成本，因而很难引起领导的高度重视。

2 完善声像档案归档和保存制度的方法

2.1 提高对声像档案管理的认知度，适时扩大宣传

为了完善声像档案的保管工作流程，档案人员和档案管理部门不仅要提高对声像档案管理的认知度，还要适时扩大宣传，强化立档单位有关声像档案材料的归档意识，完善声像档案资料的管理工作。相关领导还应当积极主动地了解本单位声像档案的保存和管理现状，在归档过程中还应当切身地与档案管理人员探讨档案保存过程中出现的问题，并积极探讨相应的解决对策。同时可以借助新闻媒体的作用，加大声像档案管理制度的宣传力度，深化管理人员对声像档案的分类管理意识，充分利用声像档案的专栏、板报，提高声像档案材料的利用价值，积极发挥声像档案的积极作用，为取得良好的社会效益发挥重要的铺垫作用。

2.2 完善声像档案管理制度，明确档案管理人员的责任

为了改善声像档案管理的混乱管理秩序，，各档案管理单位应当结合具体的实际情况，不断完善声像档案的具体流程和管理制度，强化声像档案的归档流程的规范化，积极落实声像归档制度，完善声像档案的形成、积累、收集、归档、管理和移交等各个环节，充分明确档案摄录人员和管理人员的职责，引导其按照规章制度进行归档和保存工作。[1]采取切实可行的控制措施，促进声像档案管理工作的顺利开展。

2.3 加强档案管理培训，提高档案的管理质量

立档单位应当积极组织声像档案管理人员定期的业务培训和定期考核制度，将档案管理人员适当扩大到摄录人员的范畴，方便高效开展声像档案的归档、保存工作，使声像档案管理人员能够明确管理标准，掌握优秀的管理方法，提高具体的实践操作能力。各立档单位的声像档案管理员还应当加强日常的检查和业务指导工作，确保业务指导能够及时到位，进而提高和改善声像档案的整理质量。此外，各单位还应当结合实际情况，改善档案的保管条件，做好档案的定期检测工作，严格控制好档案库房的温湿度，单独存放密闭铁柜和声像柜，做好录音录像带的定期倒带检查等措施，实现声像档案的永久性、长期性保存。

3 结语

综上所述，完善声像档案的归档和保存制度有利于更好地再现声音与影像等档案资料，充分实现声像档案资料的保存和利用价值。这不仅有利于实现声像档案的整理、归档和保管等各个环节，还有利于提高声像档案的管理效果，提升声像档案的安全管理水平，尽最大努力实现声像档案资料的完整性、安全性和长久性，进而完善声像档案管理制度的指导和监督制度，实现归档工作的规范化管理，使这些档案资源更好地为企业服务。

参考文献

[1]刘颖晖.浅议提高声像档案的管理效果[J].业务研究，2013，（10）：12-13.

[2]李玉凤，赵玉茹.基层档案室声像档案的归档管理[J].业务天地，2014，（11）：123-124.