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摘 要:档案资源具有很高的利用价值,档案工作的最终目的是科学、合理的利用档案,对档案信息资源进行有效地开发,能为使用者提供动态的信息资料,在信息技术飞速发展的今天,加强档案价值资源的开发与利用有十分重要的意义。文章从开发利用档案信息资源的必要性出发,分析了档案价值的表现形态和特性,并提出了档案信息资源的开发利用措施。
关键词:档案价值;开发;利用
在信息技术飞速发展的今天,信息资源已经成为重要的战略资源,这些信息资源是社会经济资源的重要组成部分,对社会经济的发展有十分重要的意义。随着社会信息的不断发展,档案资源价值的开发与利用显得越来越重要,在新环境下,如何加强档案信息资源的开发,提高档案资源的利用效率,成为当前档案工作者思考的主要问题,下面就档案价值资源的开发和利用进行分析。
1 档案信息资源开发利用的必要性
信息资源的丰富程度从某种意义上看,能显示出一个国家或者地区文明水平的高低,并且是衡量当地文化、经济、科技的重要指标,加强信息资源建设有十分重要的意义。档案信息资源的开发利用是指对静态的档案信息资源进行收集、加工,转换成动态的信息,并根据用户的需求及目标,采用合理的方法加深档案信息的价值,供用户的使用。档案管理室中蕴藏着及其丰富的信息资源,当这些信息资源是固化的、静止的,需要经过处理、加工,转能将其应用的价值充分发挥出来。档案资源的开发是将原有的档案资源加深成二次文献,对档案资源进行浓缩和优化,实现资源共享,满足广大用户的需求。通过档案信息资源的开发,能快速、准确的将相关信息传递给用户,为用户的生产发展提供方便,因此,加强档案信息资源的开发利用是十分必要的。
2 档案价值的表现形态和特性
2.1 档案价值的表现
由于档案价值的来源比较广泛,内容比较丰富,因此,档案价值的形态呈多样化形式,根据档案价值的作用,可以将档案价值分为情报价值和凭证价值两种情况;根据档案价值的发展,可以将其分为保存价值和利用价值两种情况;根据档案价值的使用范围,可以将其分为经济价值、文化价值、行政价值、军事价值、科学价值、法律价值等几种情况。档案价值的表现是多种多样的,能从不同的角度进行开发利用,从而满足不同社会活动对档案价值的需求。
2.2 档案价值的特性
由于档案价值的表现形态呈多样化,因此,档案价值具有多种特性,具体表现为本源性、潜在性、多元性、增值性、时效性、相对性。其中本源性是指档案的内容能直接的反映出其代表的社会活动,这就能使得档案价值的评价有据可依;潜在性是指档案资源形成后,其价值处于隐藏状态,需要档案工作人员通过开发、加工,才能使用,才能发挥出档案资源的社会价值和经济价值;多元性是指相同的档案,由于使用者的需求和目的不相同,其价值形态也不完全相同,档案价值的多元性使得档案的用途十分广泛;增值性是指档案在使用过程中,其价值不仅不会减弱,反而会随着利用次数、利用范围的增大而增加,并且档案资源的价值会在利用过程中,产生新的价值,由此可见,档案资源是无限扩充的信息资源;时效性是指档案的价值会随着时间的推移而发生变化,其主要原因是随着时间的推移,档案的利用价值会逐渐转变为历史价值;相对性是指档案价值会受档案发展环境、档案的完整性、使用者的档案意识等的影响,档案越完整,发展环境越好,使用者的档案意识越高,其价值就越高,因此,档案价值是相对。
3 开发利用档案资源的措施
目前,档案资源价值的利用率还比较低,其主要原因是市场意识不强,没有充分认识到档案价值的重要性,其次是档案资源不太完善,无法充分开发档案资源的价值,并且部分档案管理人员的综合素质有待提高,其服务质量比较低,加上档案资源管理水平比较低,从而导致档案价值的利用率比较低,要想不断提高档案资源的开发利用率,要从以下几点做起:
3.1 提高对档案的认识
档案管理人员对档案的认识直接影响到档案价值的利用率,因此,档案管理人员要对档案有充分的认识,不断提高自身的工作责任感和服务理念,从而为档案使用者提供更多的优质服务。从某种程度将看,档案管理人员对档案的认识越深,其工作积极性就越高,对档案资源的研究、分析、加工力度就越大,开发出的档案价值就越高,档案价值的利用率就越高。
3.2 完善档案资源
随着社会经济的不断发展,档案工作的环境也得到了极大的改善,但受档案管理经费不足、相关领导不太重视等原因的影响,使得档案资源并不完善,难以满足使用者的需求,因此,要加强档案管理室的现代化建设,利用先进的科学技术,收集完善的档案资源,从而为档案价值的开发利用打下良好的基础。
3.3 重视档案资源的研究
档案资源的研究力度对档案价值的开发程度有直接的影响,,因此,档案管理人员要加大对档案资源的研究力度。档案管理人员首先要对档案有足够的了解,在日常工作中,通过立卷、整理等工作,不断熟悉档案的内容及数量,并熟悉档案资源的的存放位置,对珍贵的档案资源进行重点管理,从而为档案研究工作的顺利进行提供保障。档案资源的价值已经渗透到社会的各个领域中,要想不断提高档案价值的利用率,就需要档案管理人员对档案信息资源进行深层次的分析、加工、整理,并根据利用者的当前需求,对其潜在需求进行分析,从而提高利用者使用档案资源的速度和质量。
3.4 做好保密工作
在利用档案资源时,档案管理人员必须做好相关保密工作,因此,档案管理人员在日常工作中,要对档案的开放程度进行鉴定,根据档案开放的原则及保密原则,开放保密要求不高的档案,对于严格保密的档案,档案管理人员必须按照相关规定进行保密,避免出现档案泄露的现象。同时档案管理人员还要采用合理的措施,积极的打击恶意盗窃、破坏档案资源的行为,确保档案资源的完成性和保密性。
3.5 加强档案资源的现代化管理
随着社会经济的不断发展,现代信息技术已经广泛应用在社会各个领域中,为有效地提高档案资源的管理水平,可以采用现代化信息技术对档案资源进行管理,通过建立档案网络,实现档案资源共享,从而满足档案使用者的不同需求。同时也可以采用档案展览、档案咨询、档案借阅室等形式,来提高档案价值的利用率。
4 总结
档案资源包含十分丰富的信息,只有提高对档案的认识、完善档案资源、重视档案资源的研究、做好保密工作、加强档案资源的现代化管理,才能不断提高档案资源价值的开发程度和利用效率,才能为档案使用者提供更好的服务,才能充分发挥档案资源的社会价值和经济价值。
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