摘 要：本文从工作实际出发，介绍了声像档案的特性、作用，以及声像档案管理工作中存在的问题及解决的方法和对策。

关键词：声像；档案；管理

声像档案是指在科研生产、试验、管理、经营、基建、党政、外事及其它各项管理活动中形成的，具有保存价值的录像片、影视片、录音、照片等声像资料及附属文字说明。本文针对声像档案方面的认识并结合单位的实际情况，对声像档案的特征、作用、存在的问题及解决方法做初步的探讨。

1 声像档案的特性

声像档案是以特殊载体、特殊的方式记录信息的特殊门类的档案，它除了具有同纸质档案的共同特性如原始记录性、凭证性、知识性、信息性之外，还具有它自身的特殊性质。

1.1 视听形象性

声像档案是将档案信息记录在特殊载体之上，它能在一定时间内或更短时间准确无误地将要记录的信息比如时间、地点、人物、内容、环境永久地保留在载体之上，它可以不受文字限制，以生动形象、直观真实见长，不受时空限制，给人以身临其境之感，从而具有纸质档案无法比拟的强大感染力和说服力。

1.2 内容综合性

随着科学技术和文化事业的发展，社会分工越来越细，导致档案形成领域不断扩大，声像档案以其独特的载体和记录档案信息的方式产生于社会活动的各个领域，记录内容也越来越丰富，它可以涉及到单位的财务、党政、教学、科研等活动的方方面面，它与文书档案、人事档案、科研档案、设备档案、基建档案、财会档案等门类的纸质档案在内容上相互印证，在形式上又相互补充，构成文字与图像结合的有机整体。

1.3 利用方便性

纸质档案形成多为孤本，因此利用者在利用时受到限制，而且在提供利用时还存在档案的磨损、被破坏等不利因素，加上纸质档案有保密性的限制，这样就大大限制了纸质档案的利用。与纸质档案相比，声像档案具有易复制性的特点，如照片、缩微片等感光材料的翻拍、扫描复制，只要物质条件具备，就可以将声像档案复制成与母带一样的声像材料，在提供利用时，将母带存档，将复制片借出。因此，声像档案以其自身独特的特性，即以声、图并茂，情景交融的载体形式使现代档案与利用者更加贴近，使声像档案的利用价值日益增大。

2 声像档案的作用

由于声像档案在内容上的多样性与形式上的特殊性，决定了它具有把单位各项事物的发生、发展的原貌真实而生动记录下来，重现历史、回顾历史、展望未来，指导现实工作的作用。

2.1 利用声像档案举办展览，对人们进行真实而客观的教育

由于声像档案具有原始性、真实性，它生动形象，可直接作用于人的感官器官，因此无论从人的生理机能还是认识过程，无疑都会给人以亲切、直观、易于接受的感觉。

2.2 利用声像档案编史修志

声像档案是编史修志的主要依据，利用馆藏真实而可靠的具有权威性的声像档案进行编史修志，不仅可以保证内容真实可信，而且也使档案存史价值得到实现。

2.3 凭证和参考的作用

例如每次试验拍摄的素材，影像、声音互相印证，更贴近现实，为以后参考分析提供形象的证据。

3 声像档案管理工作中存在的问题

3.1 摄录人员存在人员配置和认识的问题。

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在人员配置方面普遍存在年龄偏大、学历偏低、人员数量偏少等问题。

摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人认为在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电视台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

3.2 管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

声像档案的管理目前存在着三种管理形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。这表明有的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏必要的统一管理制度，缺乏有效的保障措施。

3.3 档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄录人员自己也难以追忆齐全和准确。积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，一盘带子反复用，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，由于管理不规范，当档案部门去收集时，往往不愿交。原因主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3.4 保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。应设置声像档案室或配备声像档案专柜，不应将声像档案存放在不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求的文书柜内或与其它档案混存。由于不具备保管条件致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，追悔莫及。

3.5 收集渠道不畅，声像档案馆、室收藏匮乏

基层单位中有相当一部分的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，致使声像档案馆藏匮乏。

4 加强声像档案管理工作的对策及建议

4.1 加强宣传，提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各单位各部门的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全体职工，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

4.2 加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。建立相应的声像档案管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向上级档案馆移交。在此基础上要狠抓制度落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

4.3 加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.4 结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4.5 全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合实际，要全面出击，采取多种形式收集。主要有：1）、通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交档案馆。2）、重点单位、重点科室重点收集。对重点单位、重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。3）、重点人物直接征集。单位内主要领导、项目负责人参加的任务或会议比较多，有时直接自己拍摄照片或录像，对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。4）、广泛的社会征集。对散存在单位职工手中的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

综上所述，声像档案在档案管理中的地位日益重要，与纸质档案互相补充、互相印证，丰富了馆藏，齐全了门类。声像档案是一门发展潜力很大的特殊载体档案，它无论从内容上还是从形式上都让人容易接受，是一种很重要的社会信息源。只要在档案制度管理和人们的档案意识上多做些工作，声像档案的社会利用价值是不可限量的。