摘 要：由于计算机技术、网络技术的迅速普及和发展，大量生成的电子文件正在给我们的工作带来巨大的变化，给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，它与纸质档案的归档截然不同。然而在实践中计算机、光盘保存会计资料不可靠，时间长了，计算机和光盘都不能用了，不如纸版的可靠；纸质时间长了也不易保管。对管理人员的要求高，对保管的环境要求也比较高。

关键词：会计信息；电子保存；纸质保存

纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案，它具有独特的原始性、安全性、利用的直接性和凭证作用的价值。对纸张而言，高温高湿可能促进纸张发生水解一氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、泅化现象。会计档案大量的纸张一旦有霉点，传染快、损失大、责任重，因此要加大力度，重点做好纸质会计档案的保存保护工作。

1 纸质会计档案独特的传统价值

原始性。档案具有原始性，，这是档案和其他文献的根本区别所在。档案的原始性是档案最主要的特点，纸质档案完美体现了档案这一本质特征。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性和纯洁性。安全性。纸质档案相对于电子档案来说，其安全性更稳定。纸质档案形成后，原件中的内容和形成的特征不会发生变化，在保密方面纸质档案更容易保守秘密，只要看住档案不丢失、不传递便能做到。另外，纸质档案相对电子档案来说，如果保管妥善的话其保存时间更长。直接性。纸质档案一目了然，无需借助任何辅助手段，这种利用的直接性，使纸质档案和利用者之间没有任何障碍。

2 影响纸质会计档案管理的环境因素

由于纸质原料的特殊性，影响纸质档案管理和保护工作的因素是有很多的。首先，光照因素会影响纸质档案的保管，当纸张中的化学成分遇光后会引起一系列化学反应，纸张会变黄发硬，失去其原本的性质；其次，温度对纸质的影响也是很大的，当温度过高时，会使纸质中的分子运动的更加剧烈，这样会加速耗尽纸质的使用寿命，使纸张更加容易破损，对档案管理的保护工作有很大的不利影响，而且温度过高更加有利于各种生物的衍生和繁殖，生物的存在必定会让纸张受到损害，因此，温度高无疑是很一种危险的环境；再次，空气过湿也是不利于纸质档案的管理和保护的，当空气中的湿度太大时，纸张会吸取空气中散发的水分，长此以往，纸张上面的字迹会模糊不清或者消失，这样会使资料变得不健全，对于调用档案的人是很不方便的，如果空气太湿的话，还会使纸张发霉，这种状况会使档案中的材料消失，与前接应不上，也是很麻烦的；最后，空气中的灰尘也会损坏纸张，灰尘过多落在纸张上面，与纸张接触后会产生一些不干净的物质，这必定会影响文字的清晰度，不利于我们查找资料，而且灰尘中也有一些衍生气体，这些气体的繁衍生殖也对纸张是有很大的迫害程度的。

3 对纸质会计档案保存的几点建议

纸质档案一旦形成，其制成材料一纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关，所以结合以上对纸质档案自身材料的理化性能分析，我们需要注意以下几个方面：

3.1 合理控制档案库房温度和湿度

在高温条件下，会造成纸张中所含水分的挥发，纸张变硬、变脆、柔软度、韧性和机械强度降低；高温会加快纤维气化和水解反应而对纸张形成破坏；高温有利于有害生物一霉菌的生长繁殖；温度高时一些油溶性的材料会发生扩散现象（比如圆珠笔字迹）。纸张极易吸水，高湿是纸张中纤维素水解的首要条件；湿度过大会使水溶性的记录材料发生褪色现象（比如红墨水）；水分能促进微生物滋生，侵蚀纸张胶面而引起污迹，并且微生物的代谢物中含有的有机酸会加速纤维水解。所以档案库房要安装调温、除湿设备，将档案库房温度控制在（14～24℃）±2℃，湿度控制在（45%～60%）±5%这个范围内，将更有利十我们纸质档案的保存。

3.2 注意防光

光和氧气同时作用于纸质档案，会发生光气化反应，易使纸质档案褪色，而且会断裂纤维素分了生成容易粉碎的气化纤维素，使纸张强度降低。尤其是紫外光，光波短能量更强。我们采用的相应的措施是减少、减小库房窗户，玻璃最好用花纹玻璃、毛玻璃或茶色玻璃，安装窗帘，库房内人工光源使用自炽灯；减短户外利用过程。

3.3 防空气污染

在各化工企业生产过程中可能会产生各种酸性、氧化性气体，比如二氧化硫、硫化氢，这些气体会促进纸张发生水解、气化反应，导致纸张强度的降低，或是与字迹材料中的不稳定因素发生化学反应使字迹褪色，从而造成档案的损坏，对此可在库房内使用空气净化器来解决。

3.4 定期对档案管理的工作人员进行知识培训

加强档案管理工作人员的专业性和技术性，并让其明白档案管理的保护工作的重要性，增强其对工作的自觉性，使其养成良好的工作习惯，热爱工作，才能尽心尽力的做事，才能真正的做好纸质档案管理与保护这一项艰巨而又复杂的工作。

3.5 做好破损档案的抢救保护工作

对不耐水的档案，可用聚醋胶片轻轻刮去纸张的污泥，然后放阴凉处晾干除土后再行装订。对耐水性好的，可以放在清水里用海绵擦洗或用水冲后进行干燥。干燥的方法有自然干燥法、去湿机干燥法、真空冷冻干燥法、远红外干燥法等，但切忌放在阳光下暴晒。对于已经损坏的档案，可以做以下方法的处理：对轻度损坏的档案，可以采取书画装裱的方法进行装裱，由于档案具有保密性的特点，不宜拿到书画店进行装裱。对损坏严重的档案，可以采用过塑的手段，对其进行整个的密封和保存。

除了以上各种措施外，笔者建议尽量减少纸质档案，例如大量的工资表，月月重复，年年重复，其实数据是不会人为更改的，电子文件完全可以体现的，用纸质打印出来造成重复浪费。加之大量的打印，复印出来的附件实际上随着时间会淡化，消失的

4 结束语

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体—纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。

参考文献

[1]黄维川.高校会计档案管理之我见[J].消费导刊.2009（13）

[2]谭巧燕.高等院校会计档案管理的几点体会[J].企业家天地.2006（09）