摘 要：近年来，海河水利委员会采用信息化方式对档案信息及电子原文进行管理，为档案工作提供了一个更为高效和便捷的管理平台。本文参照近年来档案信息化工作的新要求，结合实际管理流程，对海河水利委员会档案管理系统“历史全宗、档案借阅条码”等模块的设计实现和档案电子文件的存储方式进行了分析研究。

关键词：档案管理系统；功能模块；电子文件；存储方式

0 引言

海河水利委员会（以下简称“海委”）档案管理系统自2007年部署完成之日始，其存储的条目信息与电子原文逐步增长，数据量日益庞大。随着系统应用的逐步深入和档案管理工作的进一步发展，系统部分模块已经数次调优升级，以符合由于档案借阅量增大、档案条目脱机录入量增多、安全保密、服务器调整等诸多因素影响对档案信息化管理所提出的新要求，从而更高效地为海委中心工作提供决策支持服务。

1 功能模块分析

海委档案管理系统包含“收集整编、数据管理、权限管理”等十数个功能模块，其中“历史全宗、越权审批”等功能模块是海河档案馆个性化定制模块，发展与革新较为突出，具有很强的代表性，故以此为切入点具体分析。

1.1 历史全宗

1.1.1历史全宗模块概述

自1980年批准建立海委以来，历经几次较大的机构改革，机构的拆分（合并）已多次发生，职能相同的机构在不同时期的名称也不尽相同。以财务处的演变举例，“财务经济处”“计划财务处”“财务处”等均为财务处不同历史阶段的机构名称，更名、拆分（合并）状况可见一斑。系统内“全宗代号”已多达70个，普通用户很难以模糊检索的方式查到目标机构的文件，这给数据的提供与利用带来了很大不便。故开发了“历史全宗”模块，将各历史阶段相同职能机构的名称进行关联，并采用编年法的形式，以图形化、直观化的方式再现海委机构的沿革历程，完成便捷检索的功能实现。

1.1.2历史全宗模块开发方案

（1）功能描述

通过与用户同步功能模块的接口，将组织/机构的变化信息保存到档案系统的数据库中，通过界面将信息展示给用户查阅，并且提供增、删、查、改等功能。

（2）功能操作

操作1 - 设置同步时间：机构同步时间可以设定，设定后系统根据设定的时间去访问用户同步接口，获得组织机构信息；

操作2 - 更新：将同步过来的新机构信息和系统中现有的组织沿革信息同时展示给管理员，管理员根据实际情况判断是否更新；

操作3 - 增加组织机构信息：管理员对组织机构信息进行增加操作；

操作4 - 查询组织机构信息：将组织机构信息以列表的形式展示给管理员，并提供导出功能；

操作5 - 修改组织机构信息：管理员可对组织机构信息进行修改操作；

操作6 - 删除组织机构信息：档案管理员可以对组织机构信息进行删除操作。

（3）业务规则/算法

管理员对同步数据的操作：对历史组织机构的任一次沿革添加一个时间节点，其中包含了该次变革至上次变革之间的完整组织机构信息列表（树）。针对这次变革可以进行相关部门信息的修改完善。

当用户同步接口中发生的组织机构变化时，会提示用户应添加一个时间节点，以保存更新之前的部门结构（可以将更新之前的部门信息以temp部门状态保存，如果管理员同意增加时间节点，就将信息复制到组织沿革信息列表中）。

组织沿革模块提供相应的查询接口，方便用户查阅历史沿革信息。

（4）接口描述

通过接口程序访问公用平台，从而获取组织ID、组织名称、创建日期等信息；将获得的信息与档案系统中的组织同时展示，提供给档案管理员进行手工处理（明确拆分、合并、撤销）后，提交至档案系统组织沿革表中。

1.2 越权审批

海委档案管理系统提供对非本部门（单位）档案进行查阅浏览的越权审批功能：用户在希望浏览超出自己权限的档案时需要在BS查询界面先向管理员提出申请；管理员于CS端接受申请后手动选择具有对该份档案审批权限的相关领导，点击提交审批申请；相关领导在BS端内网门户待办事宜功能模块中看到申请，进行批示后，再将审批申请返回至管理员；最后由管理员在CS端完成临时授权。

由上述可见，原有的三点流程较为繁琐，且跨越CS与BS两端，不能快捷地提供利用。完善后的越权审批流程省去中间由档案管理员在CS端手动选择领导及赋权的操作，由三点流程变为两点流程，便捷了用户的浏览利用，现行流程如图1所示：

2 电子文件存储方式研究

2.1 数据库存储方式的不足

海委档案管理系统是基于水利公用平台的重点业务应用之一，原有电子文件存储采用数据库存储方式。随着近年来档案数字化工作的开展，系统数据量逐步增加，电子档案原文的挂接及浏览速度过慢，在一定程度上影响了广大职工查询和利用的便利程度。经测试，原有数据库存储方式，80M左右电子原文的挂接时间约为100秒，浏览时间约为40秒；100M以上电子原文挂接及浏览则都无法正常进行。

如测试结果所示，由于数字化加工分辨率、存储格式等相关限制，电子档案数据量增长很快，原有的数据库存储方式已不能满足系统应用需求，这就给电子档案原文存储及服务利用方式提出了新的要求。结合应用实际和档案工作要求，档案数据库需要迁移至独立的文件服务器，以保证档案利用的便捷。

2.2 系统数据库迁移方案

2.2.1步骤

为了在数据迁移过程中，保障电子档案原文的准确性和安全性，海委特别制定了数据迁移的相关注意事项及操作步骤，具体迁移步骤如下：

1.备份当前数据库；开发数据迁移模块；

2.通过该模块将数据库中电子档案原文解析成电子文件格式；

3.将指定路径下的电子档案原文挂接至文件服务器上；

4.进行抽样校验数据，保证数据的完整性和准确性。

2.2.2模块功能设计

通过该模块连接源数据库，根据档案条目信息获取电子文件的路径，将源数据库中的电子文件解析到临时文件存放位置，建立FTP连接，然后将电子文件存放到文件服务器上，并将操作记录到操作日志中，从而完成数据迁移工作。

2.2.3业务规则

电子文件存放路径：按照档号规则存放。

2.2.4异常处理

针对迁移工作有可能出现的异常情况，程序做了以下相应处理：

1.网络延迟：模块程序将尝试3次文件迁移，如果迁移失败则记录下该文件的主键，之后进行人为干预迁移，从而保证电子文件的完整。

2.网络、数据库或服务器异常：当网络出现中断、数据库链接关闭或者服务器当机的情况，，模块程序将尝试3次文件迁移，若系统无响应则自动停止运行，并记录异常点，下次运行时可以达到“断点续迁”的功能。

3 结束语

海委档案管理系统部署7年以来，为全面提高档案管理各项业务工作水平，定期进行系统调整与优化，进一步增强了档案信息化的管理能力，保障了档案收集、归档、保管、利用等业务工作的顺利开展。通过对海委档案管理系统的改进与完善，档案检索、查阅更加便捷，在保障档案完整、准确和系统的基础上，更好地为海河流域各项事业服务。