档案信息化建设的问题及对策探析

档案信息化指的是利用现代先进的信息管理方式来实现档案管理的一种工作方式，档案信息化建设能够提高档案管理的效率，提高档案馆的管理水平，但是在档案信息化建设的过程中还存在一些问题，我们要制定科学有效的措施来加强档案的信息化建设。本篇文章主要对档案信息化建设中存在的问题进行分析，就如何加强档案信息化建设给予相关策略。

1 档案信息化建设的必要性

档案信息化建设的必要性主要体现在如下几个方面：（1）是实现电子档案管理的必然要求。随着现代计算机技术和网络信息技术的发展，各行各业的电子信息化发展的十分迅速，也产生很多需要存档的电子文件。档案馆为了保存好产生的电子档案，就必须加快档案的信息化建设，这样才能够将各单位产生的文件在不变动的情况下进行保存，保证档案的真实性和安全性，同时保存电子档案能够节省档案管理的空间，节省档案管理的成本。（2）实现知识管理的必然要求。档案馆里的所有知识资料具有非常重要的价值，对各单位以后的发展具有非常重要的作用，档案的信息化也就实现了知识资产的信息化，这样将有利于对知识资产的管理，以便实现他们最大的价值。（3）满足提高档案管理工作水平的必然要求。通过档案的信息化建设，充分运用了现代社会的先进科学技术，用计算机收集、整合以及管理电子档案简化了档案管理的工作量，单位各部门可以直接通过互联网到档案馆的局域网内部查找相关的资料，便于档案的存储和查找，从而提高了档案馆的管理水平。

2 档案信息化建设中的不足

2.1 缺乏对档案信息化建设的认识

虽然许多单位开始关注档案的信息化建设，但是在档案信息化建设的指导思想上没有和自己单位的实际情况相结合，很多单位的档案管理者只是为了完成上级交给的任务，并没有落实档案信息化建设的任务，导致档案信息化建设缓慢。还有一些单位不知道应该如和实现档案信息化建设，对信息化建设投入的财力和人力不足，建立的档案信息化系统容易出现信息泄漏等情况，严重阻碍了档案信息化建设的发展。由于许多单位对档案信息化建设的认识不足，很多单位并没有将单位的工作和档案的信息管理工作结合在一起，缺乏对档案的收集和管理，也就无法实现档案的信息化管理。

2.2 信息化建设的人才队伍建设不完善

档案的信息化建设要求档案管理人员要具有先进的计算机知识和网络信息知识，这样才能够更好的实现档案的信息化建设，但是在很多档案管理队伍当中，档案管理人员的综合素质不高，特别是没有足够的信息化素养，很多档案管理人员都没有专业的信息化管理知识和技术，导致档案的信息化管理水平非常低。受传统档案管理方式的影响，许多档案管理人员的计算机水平都不高，甚至有些人都没有接触过计算机，由于缺乏相应的信息技术，档案管理人员就不会用计算机来实现档案的管理，严重阻碍了档案信息化的建设。

2.3 缺乏完善的档案信息化管理体制

只有完善的管理体制才能够提高管理水平，但是在档案信息化建设过程中，很多档案馆都没有建立完善的档案信息化管理体制。档案馆各部门之间的没有做到及时沟通，导致容易出现重复工作，降低了档案管理工作的质量和效率。档案部门也没有和单位的图书、情报等部门进行合作，档案、图书、情报等都具有类似的性质，但是他们彼此之间缺乏沟通合作，容易造成财力和人力的浪费。档案馆的网络没有和单位其他个部门的网络实现连接，不利于其他部门对资料的查找，没有实现资源共享的功能。档案馆没有充分利用互联网的功能来对从各部门获得的信息进行整合，也没有建立有效的监督管理制度，容易出现信息资源的流失。

3 加强档案信息化建设的相关策略

3.1 提高对档案信息化建设的认识

档案馆要加强对档案信息化建设的认识，增加对档案信息化建设的重视，从而发挥档案信息化的重要作用。档案馆的领导者要通过交流会、座谈会等来加大档案管理者对档案信息化建设的认识，转变档案管理者过去传统的管理观念。档案馆要加大对档案信息化建设在人力、财力上的投资，加大对档案信息化系统中硬件、数据库等方面的建设，保证档案信息化系统具有先进性。档案馆要建立监督体制，严格监督档案信息化建设中的各项工作情况，保证档案信息化建设的任务能够顺利完成。档案馆要和该单位的其他工作部门相结合，保证档案馆能够及时的拿到各部门完整的信息资料，进而才能够实现档案的信息化建设。

3.2 加强信息化人才队伍建设

要提高档案管理人员的综合素质，加强档案信息化人才的队伍建设，才能够更快更好的实现档案的信息化建设。档案馆要根据建设档案信息化的要求，对档案管理人员进行相应的培训，提高档案管理人员的相关信息化管理的知识和技术，，来不断提高档案的信息化管理水平。档案馆要加强对档案管理人员的任职考核，对符合档案信息化建设并且通过任职考核之后的人才才能够任职。同时档案馆还可以和高校合作，高校培养具有档案管理知识和相关信息系统的操作以及维修知识的综合素质的人才毕业后到档案馆工作，这样可以给人才队伍添加新的活力，有利于实现档案的信息化建设。除了提高档案管理者的工作水平之外，还要加强档案管理者的思想政治教育，提高档案管理工作者的责任意识，培养他们的爱岗敬业精神，保证档案建设工作中的各项工作能够顺利的进行。

3.3 建立完善的档案信息化管理体制

档案馆要建立完善的档案信息化管理体制，不断提高档案的管理水平，逐渐实现档案的信息化建设。档案馆的各部门之间到做到及时的沟通，明确各部门的任务，加强各部门之间的合作，不仅可以减少重复的工作量，还可以提高档案管理的工作效率和质量。档案馆要特别加强对档案信息化核心工作机构的建设，主要包括网络系统、网络信息管理服务系统以及信息化建设的管理系统，加强对这三个系统的建设，并且将这三个系统相互结合，促进整个档案信息系统的协调运作。档案馆要建立和单位其他部门的网络连接，既可以方便的从各部门获得信息，又可以方便各部门从档案馆获取需要的资料，从而实现了资源共享。

4 结束语

实现档案的信息化建设对档案馆的发展具有非常重要的意义，是满足现代社会发展的必然要求，档案馆要及时的发现在档案信息化建设中存在的问题，并根据存在的具有问题来制定科学有效的措施，转变对档案信息化建设的认识，加强档案信息化建设人才队伍的建设以及完善档案信息化的管理体制，这样才能够不断提高档案的管理水平，更快的实现档案的信息化建设。

参考文献

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