摘 要：随着信息技术的发展，档案管理也逐渐的趋于数字化。多年来，我国通过在档案数字化建设上不断研究，取得了一定的成绩。不仅增强了档案的安全性，也提高了办公效率和经济效益，使档案管理工作变得更加的科学与规范。本文就档案建设所涉及的安全问题与法律问题进行了研究，对于其中的突出问题提出了建设性的意见，并在最后对档案数字化做了一番思索，希望能为我国的档案数字化做出一份贡献。

关键词：档案；数字化建设；研究；思索

档案是直接形成的历史记录，是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案来源于文件，其本质属性是再现历史的真实面貌，在人类历史上发挥了重要的作用。进入到现代社会，随着信息技术的发展，档案也逐渐地趋于数字化。档案数字化利用计算机技术、扫描技术、ORC技术、数字化摄影等高新技术将传统档案转换为数字化信息并储存，然后通过计算机网络连接形成一个巨大有序的档案数据库，并最终实现资源的共享。数字化建设提高了档案管理的质量和效率，从它的诞生的那一刻起便受到了广泛关注。从上世纪90年代以来，世界各国都加快了档案数字化建设，我国也在2000年5月建设了我国的第一个数字档案馆——深圳市数字档案馆。这标志着我国档案数字化建设正式拉开序幕。

1 档案数字化建设中出现的问题

1.1 安全问题

数字化档案建设必须要保障两个方面，一方面保障数字化档案信息的真实性与完整性，另一方面是保障数字化档案信息可以长期存取和可读。这方面同样重要。而影响档案数字化建设安全问题的主要有以下几个方面：

（1）技术问题。技术问题主要来自与存储方面的问题。档案数字化储存方式主要有两种，一种是键盘录入，这种方式的速度较慢，而且效率低、成本也高，另一种是扫描，这种方式出现的问题是图像质量较差，速度低级文字识别率低等。这些都不利于信息的安全。

（2）管理问题。档案工作是一项需要高度管理的工作，同时管理也是最容易出现问题的地方。在一些档案数字化建设中缺乏完善的管理制度，管理混乱、责任人不明确等问题，会给一些别有用心的人可乘之机，破坏数字化档案信息的真实与完整。另外，也有一些非人为的因素，如设备故障、意外灾祸和社会自然灾害等。

1.2 法律问题

法律问题主要是数字化档案信息许可权问题。而许可权问题主要来自于三方面。一是收录问题。法律保障了著作人拥有著作权。在数字化档案建设中，要对这些著作人的文件进行数字化收录时，必须要经过作者的同意。二是保密问题。基于档案所具有的保密性质，，一些数字化档案信息只有经过所有权人同意之后，才能进行不同密级的公开。三是网络问题。计算机网络实现了数字化档案信息的共享，这些被上传到网络上的信息将会被大量复制与下载，极易导致侵权问题的发生。

2 推进档案数字化建设的途径

2.1 制定档案数字化建设标准

要推进档案数字化建设，必须提高档案的标准化、规范化，保障档案数字化建设的质量。然后制度出详细统一的档案数字化建设标准，使档案数字化建设能够有序进行。要统一著录和机读目录格式标准，对信息数据库进行合理构建，并组建利用平台。对建设当中所涉及到的软件，如OCR软件、校对软件、标引检索软件等相关软件，在购买时要选择那些统一、易于数据接口、兼容性优秀的软件系统，并对其进行统一管理。对于存储介质的选择，要根据不同的接口来选择不同的存储介质，优化配比，选择最为合适、质量最优的设备。另外，也要健全档案数字化建设制度标准，使档案数字化建设工作做到有章可循，有法可依，避免在信息收集、整理、归档的过程当中造成信息的丢失与损坏。

2.2 提高档案人员的综合素质

随着信息时代的到来，数字化、网络化技术得到了广泛应用，也给档案管理工作提出了更高的要求。档案数字化建设已成为未来发展的必然趋势。要提高档案数字化建设的质量，必须要加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素质。不仅要提高他们专业技能，也要提高他们的职业素养。首先提升档案管理人员的文字编辑能力，使其能编纂出内容全面准确、实用性强的各类编研材料，直接为社会各项工作服务。其次是提高档案人员的现代化管理能力。档案管理人员必须要熟悉数字化档案业务的各个环节和步骤，对档案数字化建设所涉及到的软硬件有较深的理解，并且能够熟练的使用，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。最后，要提高档案职业素养，使档案管理人员树立起高度的服务意识和奉献精神。对于保密档案，必须严格执行保密纪律和档案借阅规定，保障档案的安全。

2.3 保证数字化档案信息的安全性

数字化档案管理以网络为平台，用计算机技术与互联网技术来对档案进行转换、储存与访问的。所以，要保障数字化档案信息的安全性，必须运用信息加密技术将档案信息进行加密，提供授权的档案信息服务。对于机密性的文件要将其信息转换成乱码型信息，防止被随意使用，保障网内数据的安全。另外，要对电子档案要加强立法，使档案信息管理有法可依。以制度的完善来不断规范档案管理工作，明确电子档案的法律效力，使档案数字化建设迈上一个新台阶。

3 在档案数字化建设中的一些思索

3.1 非全盘数字化

档案数字化建设并不是一定要全盘数字化。档案管理部门要本着节约的原则，要优先选择那些珍贵的、特色的、利用率高和不易纸面保存的档案进行电子录入，对于那些不太重要的档案要滞后录入，实现价值的最大化。另外，对于优先录入的档案要做好数字化分类，方便检索，发挥数字档案的最大优势。

3.2 优化设置扫描参数

影响档案数字化扫描的因素较多，包括分辨率、亮度和对比度，而影响最大的要数扫描分辨率。对文件进行扫描时，高分辨率将会增加扫描时间和储存空间，但是扫描文件也会相应变得更清晰。但也有例外，有一些大号的粗字体如果分辨率过高反而会造成识别率低、速度慢的情况发生，所以我们要根据实际情况综合考虑。下面我重点讲一下扫描文件前后档案检查的问题：

（1）数字化前的档案整理检查。在数字化扫描之前，工作人员要对原始档案文件进行整理、排序。对于一些古籍资料、年代久远的文件和一些纸张薄、脆、软等文件要加以整理区分标注，工作人员要认真做好检查和保护工作，，防止文件受到损坏。

（2）数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描的文件必须要保证文件的原貌，不能出现确缺失的现象。必须保证其符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》的规定。如文件中出现字迹图像模糊、倾斜的现象时，要重新进行扫描。而且扫描时的档号要与原文件保持一致，保证准确度和清晰度。

3.3 数据联接检查

在数据联接时，为了避免出现文件目录和内容出现问题，工作人员一定要打起精神，认真检查录入的档案，看其是否与原始档案一致。等检查完毕之后并确定没有问题，就可以通过档案数字化管理系统数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

4 结束语

在这个信息高速发达的时代，档案数字化建设已经成为了大势所趋。这是一项庞大、复杂的系统工程，它不是一蹴而就的，现阶段我们还需要将它与传统档案相结合，使两者能够协调发展。我相信，随着信息技术的不断发展，数字化档案建设将会有新的突破，实现更高的目标，这需要我们所有档案人长期的努力与付出。

参考文献

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