随着国家经济的发展，医院的对外交流形式、服务对象日益多样化，交流合作的领域也在不断拓展，外事活动已经成为医院丰富医疗资源、医护人员丰富知识、拓展工作领域及提升自我的重要平台。医院的外事工作是一项极具政治性和政策性的工作，对加强同世界各国的医疗卫生交流、促进各国人民之间的友谊和世界和平有着十分重要的作用。在信息化高速发展的今天，如何做好医院外事档案工作是一项重大的挑战，我们要掌握医院外事工作的特点、吸取传统工作方式的优点，结合信息时代发展出一种能充分发挥外事档案管理工作的积极性、主动性及时效性的信息化管理体制和模式。

1 医院外事档案的特点

结合我国的外事政策，医院医护人员的外事活动在时间上主要有长期及短期两种方式。长期外事活动主要是指持相关有效护照出国（境）进修和学习3个月以上的对外交流活动，短期则指持相关有效护照出国（境）访问、考察、交流、短期培训及参加国际学术会议等对外交流活动。而从形式上来说，主要有医护人员出访及外籍人员来访等两种形式。

1.1 医院外事档案数量的日益增多性及内容的多样性、专业性

医院外事档案是真实记录医院在与外国政府、组织以及个人进行友好往来、学术交流等活动中所形成的具有保存价值的图表、文字和录像，是医院档案工作的重要组成部分，不止客观、真实地记录了医院在对外交流上的所有发展过程，也给医院的持续发展提供了历史依据。

卫生系统对外合作与交流范围的不断扩大，医院外事活动日益增多，外事档案的内容也呈现出多样化的特点，主要有国际政府及组织人员来访、医护人员出国进修学习、参观考察、学术交流、参加国际学术会议，国际合作项目的管理、港澳台人员往来、外籍专家的聘请及管理等。而医疗行业的专业性也加强了医院外事档案内容的专业性及特殊性。

1.2 医院外事档案载体的多元性

医院外事活动的增加、内容的多样性使外事档案的载体逐步多元化，由原始的纸质材料及荣誉证书、礼品等实物逐渐发展出光盘、照片、录音带、录像带、电子文件等。而现今时代，信息的大面积辐射也带来了更多形式的外事档案，，因此，我们要更好地使所有载体的外事档案能够及时、完整、齐全地收集，医院的外事活动能够保持历史性，更好地促进医院医疗资源的不断丰富。

1.3 医院外事档案来源日益复杂性

医院在对外交流活动中，医护人员因其工作性质的特殊性，有许多与外单位的合作项目或活动，因此，从这一方面而言，医院外事档案来源除了本单位的外事部门外，还包括卫生系统中上级外事主管部门及其他系统的外事部门。这就容易引起医院外事档案在整理过程中出现疏漏的现象，从而影响档案的完整性。

2 医院外事档案工作的管理现状

医院外事档案的管理随着时代的发展也实现了跨越式的进步，然而，由于其数量的日益增多性、内容多样性、载体多元性及来源复杂性，仍然存在许多管理上的问题。

2.1 医院外事档案管理制度不够健全

外事档案管理制度的不健全，直接导致外事档案管理上的理论方面的空白，无法形成一个较为完整的档案管理系统，只能去借鉴其他档案，譬如人事档案、设备档案、基建档案等部门档案的制度进行管理。

2.2 缺乏专业的医院外事档案管理人员

医院外事档案管理人员大多是由医院外事部门的专办员兼任，这种档案人员挑选方式是一把“双刃刀”。医院外事专办员在办理外事工作中，对外事档案的熟悉有利于医院外事档案的整理和归集。然而，从另外一方面而言，外事专办员大多数未参加过正规的外事档案业务的培训，无法进行正规的档案管理工作，对文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等档案专业工作无法进行操作，容易造成外事档案丢失或收集不完整的想象，对今后的档案查询及医院发展造成一定的影响。

2.3 医院外事档案管理方式落后

目前，大多数医院仍采用收集、整理、保管的传统模式来进行外事档案管理。大部分的外事档案的查阅仍依靠传统的纸质文件的查找方式，外事档案的信息化建设和管理处于一种被动的、消极的状态。这就导致信息的滞后，与其他信息工程的脱节，极大地制约了外事资源为医院及其医护人员提供科研、教学等各方面的服务便捷性。

3 医院外事档案管理的信息化

为了更好地做好医院外事档案管理工作，除了建立健全医院外事档案管理制度、加强医院外事档案管理人员的专业性培训，在现今的信息化时代，更重要的是做好医院外事档案的信息化建设和发展，让外事档案管理与现代技术有机结合，可使外事档案管理工作走上良性的发展道路，达到更好的效果。

3.1 构建医院外事档案信息网络平台

医院外事档案管理工作是加强医院与国内外医院联系的平台，也是科研与教学不断拓宽的基础。随着网络信息技术的不断发展，社会各个领域的交流与沟通日益频繁，构建医院外事档案信息网络平台已然成为医院外事档案工作的一个必然选择，也是实现外事档案信息化建设和发展的第一步。构建医院外事档案信息网络平台，将分散的外事档案信息资源连接起来，开发利用丰富的医院外事档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时地与国内外相关机构进行交流与合作，了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为医护人员提供更好的工作和学习机会，对医院的发展、医疗资源的丰富、医护人员的培养产生积极的作用。

3.2 完整无缺地录入医院外事档案相关信息

一份完整的医院外事档案，包括外事人员的具体个人信息、邀请函、上级外事主管部门的批件、具体行程安排及外事心得等部分。我们需将这些每次外事活动所获得的具体内容录入医院的外事档案管理系统，建立外事活动管理数据库，设置外事人员姓名、国籍、护照号码、活动时间、出访国别、活动行程等详细信息输入栏，将所有信息无一缺漏地进行录入，再按具体外事活动内容进行文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等的编辑。这是建立医院外事档案数据库极为重要的一个步骤，任何一个信息的缺失都将导致今后查询的不便。数据库的建立是在传统外事档案管理的模式上衍生出的一种新的管理模式，我们依靠传统模式的外事档案管理方式，借鉴纸质档案的归档方式，建立数据库，实现了外事档案的信息化建设。

3.3 建立好医院外事档案信息搜索平台

医护人员由于职业的专业性，需要及时与国内外先进医疗技术进行学术交流，因此，参加的外事活动较为频繁。为了更好地为医护人员提供外事档案查询功能，医院外事档案信息平台需不断升级搜索功能，以便为医护人员提供更好的服务。鉴于医院外事档案的特殊性，可设置中英文搜索、模糊搜索及高级搜索等功能，按科室、日期、外事人员姓名、国别、活动行程、护照号码等内容设置搜索栏，满足各种搜索需求，方便医护人员在第一时间获得相关外事档案资料。这就从根本上改变了传统的外事档案管理模式，用高科技的信息化功能传承了传统的纸质查询功能。

3.4 建立健全医院外事档案信息化管理制度、加强保密原则

医院在构建外事档案信息网络平台的同时，需建立健全医院外事档案的信息化管理制度。医院要根据外事工作的特点，结合档案管理的规章制度，制定完善的外事档案信息化管理办法及归档范围等相关规定并严格执行，才能使外事档案的信息化管理有章可循，这是外事档案信息化管理的重点所在。医院外事档案相较其他档案而言，更具特殊性和保密性，因此在进行医院外事档案信息化管理中，需不断加强保密性的原则，需对外事档案工作人员进行信息化权限设置，对具有密级的外事档案要进行信息化加锁管理，对开放利用范围要进行信息化设置，严格把握可查询范围，使医院外事档案能更好地保存。

医院外事档案的管理和利用对于医院的发展有着重要的作用，随着时代的发展，医院外事档案的信息化建设和发展有着深远的意义。只有做好医院外事档案的信息化管理，才能实现便捷、快速、时效、准确、多方位的信息服务，才能有效地节约资源、实现资源最大利用化，才能满足新形势下医院外事工作的需要，从而进一步满足医院在外事活动中不断发展和进步的需要。